Het geheim van effectief vergaderen

Mona Boot
Oprichter van Go 4 Traction, Professioneel EOS Implementer en vol passie om ondernemers te helpen succesvol te zijn.

Hoe geweldig is het als iedereen met een voldaan gevoel een vergadering verlaat? In de praktijk gebeurd dit helaas maar weinig. Er is meestal geen agenda en de vergadering is een herhaling van de to-do’s van de vorige vergadering.

Vergaderingen kosten veel tijd voor de hele organisatie. CEO’s besteden over het algemeen 2 dagen in de week aan vergaderen volgens een studie van Bain & Company. En diverse medewerkers spenderen daarnaast even uren aan de voorbereidingen e.d. Wil je naar een situatie waar vergaderingen je tijd besparen, energie geven en effectief zijn? Maak dan gebruik één van de tools uit de EOS Toolbox de "Level 10 Meeting". 

Video afspelen

De Level 10 Meeting

De Level 10 Meeting is een tijdsmanagementtool voor zeer effectieve zakelijke meetings. De tool bespaart je twee tot drie keer de hoeveelheid tijd die je in de Level 10 Meeting investeert.Een vergadering met het leiderschapsteam kan het beste op dezelfde dag, op hetzelfde tijd plaatsvinden met dezelfde agendastructuur. De vergadering begint daarbij op tijd en eindigt ook op tijd. Als de vergadering om 9.00 uur begint is iedereen om 8:55 aanwezig en klaar om te beginnen. Om 9.00 uur begint de meeting met vijf secties van 5 minuten.

1. GOED NIEUWS (5 MIN)

Good News Level 10 Meeting | Go 4 TractionElke level 10 meeting start met goed nieuws. Het helpt het leiderschapsteam te transformeren van werken in het bedrijf aan het bedrijf. Het delen van persoonlijk en zakelijk goed nieuws brengt ook de menselijk kant van het werk onder de aandacht.

Na 5 minuten goed nieuws gaat iedereen in de volgende drie agendapunten in de rapportagemodus. Ligt alles dat prioriteit heeft op schema? Zijn de medewerkers tevreden? Er vind geen discussie plaats en je lost (nog) niets op. Er wordt alleen gerapporteerd. Als iets aandacht vergt, een discussie vereist of moet worden opgelost dan wordt het een item op de issuelist verderop in de agenda.

2. SCORECARD (5 MIN)

Er wordt gestart met doornemen van de cijfers van de scorecard in 5 minuten. De scorecard bevat de 5 tot 15 belangrijke getallen die direct weergeven hoe je bedrijf er voor staat. Deze getallen hou je wekelijks bij voor 13 weken. Dit geeft je inzicht en de informatie om een goede inschatting te maken van de toekomst.

De scorecard is onderdeel van de EOS Toolbox en wordt gebruikt in elk bedrijf dat werkt met EOS.

3. ROCK REVIEW (5 min)

‘Rocks’ zijn de 3-7 prioriteiten voor de komende 90 dagen. Jaardoelen worden onderverdeeld in vier blokken van 3 maanden. Zo zorg je ervoor dat je het hele jaar werkt om je jaardoelen te bereiken. Het geeft focus op wat het belangrijkste is en helpt zo om grip te krijgen op het bedrijf. In rapportagemodus wordt er doorgenomen of de Rocks die voor het kwartaal zijn vastgesteld zijn voltooid, op de goede weg zijn of afwijken.

4. KLANTEN EN MEDEWERKERS HOOFDLIJNEN

In de komende 5 minuten ga je de hoofdlijnen van klanten, leveranciers of medewerkers delen. Goed nieuws of slecht nieuws in slechts één zin. Alles wat besproken moet worden gaat naar de issues lijst.In de afgelopen 15 minuten heb je zo alle belangrijke informatie doorgenomen. De cijfers, de doelstellingen en de mededelingen. Het is nu tijd om de takenlijst door te nemen.

5. TAKENLIJST (5 MIN)

De takenlijst is verwerkt in de agenda van de Level 10 meeting en is een dynamisch document. Taken komen en gaan. In deze vijf minuten bekijk je alle taken van vorige week om af te strepen dat gedaan is. Vuistregel is dat 90% van de taken gedaan zijn. Zo niet, dan is er vaak ergens een verantwoordelijkheidsissue en kan dit besproken worden tijdens de issues.

6. ISSUES LIST (60 MIN)

IDS Go 4 TractionTijd voor het magisch moment van een Level 10 meeting. Je gaat deze 60 minuten de Issues die er zijn IDS-en. IDS staat voor Identify, Discuss, en Solve. Het is een methodiek die we al onze klanten leren. De eerste stap is prioriteren van alle issues die er zijn. Geef het issues met de hoogste prioriteit een 1, de daaropvolgende qua qua prioriteit een 2 enz. Begin dus nooit met IDS-en bovenaan de issuelist, maar start op basis van prioriteit.

Identify: Nadat de prioritering duidelijk is, start je met issue met de hoogste prioriteit en identificeer je wat hier het echte probleem is. Wat is de hoofdoorzaak van het probleem?Meestal zien mensen het probleem als de hoofdoorzaak, terwijl het in feite een symptoom is van wat er echt aan de hand is. En soms moet je diepgraven om tot het echte probleem te komen. Zorg ervoor dat iedereen het eens is wat het echte probleem is.

Discuss: Als het echte probleem bekend is, wordt er open en eerlijk gediscussieerd en over de beste oplossing(en). En dan ga je over naar het de volgende stap.

Solve: Zodra een issue opgelost is gaat het van de issue list en wordt deze omgezet in een enkele taken voor op de to-do list.

Hierna ga je weer terug naar de issuelist en start je met IDS-en van het issue met de hoogste prioriteit, identificeert het echte probleem, discussieert over de oplossingen, lost het issue op en maakt de noodzakelijk to do's aan.

7. CONCLUDE (5 MIN)

De laatste vijf minuten van de Level 10 meeting wordt gebruikt om de de bijeenkomst af te sluiten. De takenlijst wordt samengevat. En daarnaast bespreek je de berichten die gecommuniceerd moeten worden naar de rest van de organisatie.Hierna beoordeelt iedereen de vergadering op een schaal van één tot tien, waarbij 10 het beste is. De norm is hierbij een acht. Als iemand lager dan een 8 geeft moet dit worden toegelicht. En daarbij is "Ik geef nooit een 8 of hoger" geen goede reden. Doel van deze beoordeling is inzichtelijk maken hoe het leiderschapsteam vergadert en wat er verbeterd kan worden om richting een gezamenlijk 10 te komen.

Om 10:30 eindigt de meeting. Dit is hoe je wekelijks een Level 10 meeting houdt met jullie leiderschapsteam.

Door deze gestructureerde opzet verlaat iedereen de vergadering met het gevoel dat de tijd goed besteed is. De juiste informatie is uitgewisseld, daar waar nodig is er ondersteuning verkregen en iedereen heeft meer tijd zich te concentreren op het realiseren van de Rocks en de To Do's.

Aan de slag met Level 10 Meetings

Ter afsluiting hieronder de structuur van een Level 10 meeting samengevat in één overzicht. Mocht je meer willen weten of graag onder begeleiding een Level 10 meeting willen doen, laat het gerust weten.

AGENDA VAN EEN LEVEL 10 MEETING

Goed Nieuws

5 min

5 minuten met een persoonlijk en een zakelijk hoogtepunt van de vorige week om de meeting positief te starten. Deel dat "wauw" of "aha!" moment. Geen discussies, alleen maar delen.

Scorecard

5 min

Een review op hoog niveau om te checken dat de belangrijkste activiteiten op schema liggen. De persoon die verantwoordelijk is voor het onderdeel geeft aan of het "voltooid", "op schema" of "achterloopt op de planning" is. De activiteiten die achterlopen worden op de Issue list gezet die verderop op de agenda staat.

Rock Review

5 min

"Rocks" zijn projecten die een kwartaal duren. Ga door de Rocks en controleer of ze "voltooid", "op schema zijn" of "achterlopen op de planning". Als een "Rock" achterloopt wordt het een item op de Issue list.

Client/employee headlines

5 MIN

5 Minuten om positief of negatief nieuws over een klant of medewerker te delen. Kort en krachtig. Als het een issue is, gaat deze naar de Issue list.

To-Do List

5 min

5 minuten om de actiepunten van de afgelopen 7 dagen te bekijken en te rapporteren of elke taak "af" of "niet af" is. Blijf hier niet in hangen; Als het een actiepunt moet worden besproken wordt het een issue op de issuelist. Vuistregel is dat 90% van de to-do's elke week af moeten zijn.

Issues list:
identify
discuss
solve
(IDS)

60 minutes

60 minuten voor het IDS-en van de issues op volgorde van prioriteit. 

Dring door tot het echte probleem en los deze constructief op in plaats van steeds naar oplossingen te springen. Er wordt gestart met het issue met de hoogste prioriteit. Als Issues meer dan een paar weken op de agenda staan, worden ze geschrapt en op een lange termijn lijst gezet voor bespreking in de kwartaalmeeting.

Het oplossen van een issue betekent dat deze wordt omgezet in een taak voor iemand op de to-do list. Die taak komt dan in de volgende Level 10 Meeting langs tijdens het rapporteren van de to-do's.

Conclude 

5 min

Laatste 5 minuten om de to-do list samen te vatten en eventuele zaken die moeten worden gecommuniceerd met de rest van de organisatie te bespreken. 

Laat iedereen een cijfer geven voor de Level 10 Meeting. Met 10 als hoogste cijfer en 8 als een norm. Iedereen die lager dan een 8 geeft moet hier een toelichting op geven.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Ja! We helpen je graag

Mona Boot Founder Go 4 TractionOf je nu meer wilt weten over EOS®, wilt praten over je zakelijke uitdagingen, EOS® wilt implementeren, gewoon wilt weten hoe je de juiste mensen op de juiste plaats kunt krijgen of iets anders. We zijn er om je te helpen!
Cover Traction get a grip on your business by Gino Wickman | Go 4 Traction
Ik stuur je graag het boek "Traction, get grip on our business" na ons gesprek.